- Kom i gång med er övergång till VIOL 3 nu!

Vi har pratat med Alexandra Andersson, vd på ConiferSoft och Sara Johansson, Programdirektör på CGI. Bolagen är två av de största IT-leverantörerna som är delaktiga i att förbereda företag i skogsbranschen medexempelvis anpassningar mot VIOL 3 eller att bygga egna system som ska integrera mot VIOL 3.

– Att komma i gång är det allra viktigaste steget i övergången till VIOL 3! Har man inte påbörjat något ännu är det hög tid att börja göra det nu, för ju tidigare man börjar, desto bättre möjligheter har man att kunna hantera förändringen på ett strukturerat och framgångsrikt sätt, säger Alexandra.

Sara fyller i:

– Se till att verkligen avsätta tid till förberedelser för alla resurser som behöver vara inblandade internt i era bolag. Det är viktigt att alla förstår VIOL 3, dess nya begrepp och affärsregler. Nu är tiden knapp till Go Live, säger hon.

Båda är överens om att en förståelse för VIOL 3 som system är en viktig förutsättning. Sara berättar att CGI exempelvis har arbetat länge med att tipsa sina kunder om att gå in och göra sina affärer i testmiljön för VIOL 3, dels för att förstå hur systemet hänger ihop och vad som händer i olika steg, dels för att verifiera hur de kan genomföra affärer i VIOL 3.

På frågan om hur respektive företag arbetar med en genomsnittlig kund menar både Sara och Alexandra att en tät dialog och kontakt är nyckeln.

–  Alla våra kunder har en utsedd kontaktperson hos oss, oavsett storlek, och vi jobbar tätt med våra kunder i resan mot Go Live. Vi har väldigt många kunder varav vissa varit pilotkunder i Biometrias arbete, vilket möjliggjort att vi har kunnat samordna mycket och dra nytta av synergier i leveransen från start till Go Live. Just nu är det stort fokus på utrullning och förberedelser för att kunderna stegvis ska kunna gå i gång med sitt arbete skarpt i VIOL 3 under våren, säger Sara.

Sara Johansson, Programdirektör på CGI.

Alexandra Andersson, vd på ConiferSoft

Alexandra vittnar om ett liknande tillvägagångssätt på ConiferSoft:

– Vi arbetar nära våra kunder för att säkerställa en smidig och effektiv övergång till VIOL 3. Vår process är pragmatisk och anpassad efter varje kunds specifika behov, men den vilar alltid på tre grundläggande steg där det första är analys och planering, det andra är en implementerings- och testfas samt det sista steget som är Go Live och uppföljning, säger hon.

Alexandra berättar också att de uppmuntrar alla sina kunder att vara aktiva i processen, att ställa frågor och ta stöd av både systemleverantörer och andra branschkollegor, detger en bra chans att få en djupare förståelse för förändringarna och hur dessa påverkar ens verksamhet.

Vilka förberedelser är viktigast för företag i branschen att tänka på just nu?

– Jag skulle säga att det är att gå igenom sina affärer med sina affärspartners, så att man säkerställer att man har en samsyn med dem gällande affärerna, till exempel när det gäller fakturering och datumgränser. Man behöver också säkerställa sina kontroller i BI, alltså om man kan stämma av sina affärer i VIOL 3 mot BI på samma sätt som man gör idag, säger Sara och fortsätter:

– En stor utmaning för alla är ju också att få med alla sina affärspartners ”på tåget” i och med att så många parter kan ingå i samma affärskedja. Man kan i många fall inte själv bestämma när man vill köra i gång i hög takt utan behöver samordna det med de parter man gör sina affärer med, säger hon.

Alexandra håller med och fyller i:

– Övergången till VIOL 3 kräver noggranna förberedelser där alla delar måste fungera tillsammans för att helheten ska bli rätt. Varje steg i processen hänger ihop och det är också viktigt att säkerställa att allt är testat och fungerar som förväntat innan skarpt läge.

CGI och ConiferSofts uppgift som systemleverantörer är att se till att deras kunders system är redo, att integrationerna fungerar samt att guida sina kunder genom processen. I slutändan är det dock kunden som måste fatta de strategiska besluten om hur verksamheten ska struktureras i den nya miljön.

CGI och ConiferSofts uppgift som systemleverantörer är att se till att deras kunders system är redo, att integrationerna mot VIOL 3 fungerar samt att guida sina kunder genom processen. I slutändan är det dock kunden som driver sina egna införandeprojekt och som måste fatta de strategiska besluten om hur verksamheten ska struktureras i den nya miljön. Kunden måste även testa den totala lösningen, som kan omfatta många fler system/integrationer än de som CGI/ConiferSoft levererar, i kombination med VIOL 3-lösningen samt fatta beslut om sin egen readiness.

Båda är överens om att VIOL 3 kommer att innebära en omfattande förändring för branschen och att övergången kommer vara utmanande.

– Vi tror att det för mindre, slimmade organisationer kan vara en utmaning att avsätta tillräckliga resurser för att förbereda sig på bästa sätt. När tiden och resurserna är begränsade ökar risken för små misstag, som i sin tur kan leda till större utmaningar längre fram i processen. Därför är det viktigt att planera i god tid och ta hjälp där det behövs, säger Alexandra.

Hennes rekommendation är också att sätta upp scenarion som motsvarar de viktigaste flödena för att kunna verifiera att de fungerar som förväntat. Enligt Alexandra är VIOL 3 en modern plattform med nya möjligheter och företag som planerar proaktivt och anpassar sina affärsprocesser i samband med övergången kommer att få en tydlig konkurrensfördel.

–  För att lyckas med övergången är det också avgörande att följa Biometrias beställningsstig för masterdata och det är bra om man kan delta aktivt i VIOL 3-möten. Genom att ställa frågor till systemleverantörer och affärsparters får man som företag också insikter och kan lösa eventuella problem i tid. Ett av de viktigaste förberedande stegen är att testa alla system som de planerar att använda när VIOL 3 är i drift. Först när de genom tester kan bekräfta att arbetsprocesserna fungerar i de nya systemen kan kunden vara säker på att ha en stabil lösning, avslutar Alexandra.