Under förra veckan genomfördes ett gemensamt Rådsmöte där en workshop kopplad till omläggningsperioden ägde rum. Workshopen resulterade i flera viktiga insikter och praktiska tips som är av stor betydelse för hela skogsbranschen.

Först och främst betonades vikten av noggrann planering och förberedelse inför omläggningsperioden. En väl genomtänkt plan med definierade milstolpar säkerställer att kundföretagen håller sig på rätt spår och undviker förseningar. Tydlig kommunikation med alla berörda parter framhölls även som en viktig aktivitet för en lyckad omläggning. Det är viktigt att alla involverade är väl informerade om tidsplaner, förändringar och förväntningar.

Det är också viktigt att ha ett högt fokus på VIOL 3 men inte glömma bort att till exempel korrigera larm i VIOL 2. Säkerställ dialog mellan affärspartners för att avgöra vart virke kan köras in och till vilken mottagningsplats. Branschen bör hjälpa varandra och nyttja den kompetens som byggts upp hos kundföretagen.

Nedan följer viktiga tankar från våra rådsrepresentanter.

Viktiga tankar & praktiska tips till branschen inför VIOL 3

• Support av Chaufförsklienten dygnet runt är GRATIS under omläggningsperioden.  
• Viktigt att respektive kundföretag definierar egna milstolpar och stämmer av dessa regelbundet.
• Respektive företag rekommenderas genomföra en volymanalys för att säkerställa övergången till VIOL 3 och undvika försening, samt bestämma vilka volymer som ska gå i vilket system.
• Det är viktigt att skyndsamt komma i gång i VIOL 3 och följa de egna omläggningsplanerna som respektive företag tagit fram. Planera övergången noggrant för att säkerställa att lastbilarna är fyllda med virke och för att tillgodose industri med råvara då VIOL 2- och VIOL 3-virke inte får samlastas.
• Hitta inte på nya affärer eller lösningar i VIOL 3. Vänta med sådant tills VIOL 3 är fullt implementerat. Fokusera på den uppgift branschen gemensamt har framför sig!
• I höst behöver samtliga parter i branschen ha ett extra fokus på segmentet ”Biobränsle” då volymerna kommer öka successivt under hösten i VIOL 3.
• Branschen har ett gemensamt ansvar att kommunicera positivt. Även om det ibland kan vara utmanande, är det viktigt att vi håller en konstruktiv och uppmuntrande dialog. Sprid goda ord om systemet i branschen och var vänliga mot varandra.
• Viktigt att ha koll på väglager och att vi har ett extra fokus på dessa efter semestern då virke skyndsamt måste in till industrin med hänvisning till att inkörning stänger den 17 oktober.
• För de kunder som idag har ett aktivt VIOL 3-projekt rekommenderas det att hålla dessa öppna året ut.
• Biometria har en halverad bemanning under vecka 26–33 p.g.a. semesterperiod.
• Säkerställ att alla nödvändiga resurser finns tillgängliga och att personalen mår bra under omläggningen till VIOL 3.
• Viktigt att ha ett högt fokus på VIOL 3 men inte glömma bort att ex. korrigera larm i VIOL 2. Detta arbete bör börja redan nu!
• Säkerställ dialog mellan affärspartners för att avgöra var det är möjligt att köra in virke och till vilken mottagningsplats. ”Är förutsättningarna på plats?”
• Viktigt att vi hjälper varandra i branschen och nyttjar den kompetens som byggts upp hos kundföretagen.
• Säkerställ att avverkningsmaskinerna är redo. Uppdatera matriser så att inte VIOL 2-matriser används i VIOL 3. Säkerställ att avverkningslagen som nyttjar RAPP har en användare, vilket behöver beställas till Biometria.
• Ingen kan förutspå vilka utmaningar branschen står inför. Det är viktigt att vara flexibla och ödmjuka inför egna och varandras utmaningar. Man behöver tillsammans snabbt kunna lösa de problem som uppstår, vilket kräver att alla företag har en hög beredskap.
• Tänk på att uppföljning kommer vara nödvändigt i båda system, vilket är en utmaning och något man som företag behöver ha koll på.
• Bemanna mätplatser redan nu och möt chaufförerna genom att besvara eventuella frågor och säkerställ inloggningar. Detta för att chaufförerna ska vara väl förberedda och kunna köra in virke från och med 2 maj.
• Viktigt att ha samsyn gällande datum för begräsning av VIOL 2.  

Uppmaningar/inspel från Råden riktade till Biometria

Rådsmötet resulterade i flera värdefulla idéer som Biometria ska ta med sig hem för vidare analys. Vi kommer att undersöka dessa förslag för att se vad som kan implementeras och vad som eventuellt inte är genomförbart.  Dessa idéer har potential att förbättra processerna och säkerställa en ännu smidigare övergång till VIOL 3. Det är viktigt att fortsätta samla in feedback och arbeta tillsammans för att hantera de utmaningar som kan uppstå.

• Skapa en tydlig struktur för att kommunicera problem och buggar på exempelvis hemsidan samt öka insynen i problem/ärenden som skickats in till Biometria, både externt och internt. Transparens i felanmälningar är avgörande. Om något inte fungerar, beskriv vad som inte fungerar i detalj så att branschen förstår omfånget.
• Klargör för branschen vilka de kan göra affärer med från och med 2 maj.
• Få in fler chaufförer genom att arrangera öppna möten. Detta är ett gemensamt ansvar.
• Prioritera att få in beställningar och registrera masterdata. Det är svårt att veta vart man kan köra råvara och inte. Det kan vara beställt men kanske inte upplagt.
• Fortsätt att tillhandahålla bra information på hemsidan.