Under utvecklingen av VIOL 3 valde Biometria att samla merparten av uppföljningstjänsterna i en gemensam analysplattform. Syftet var att möta kundernas ökade behov av mer avancerade, sammanhållna och tjänsteöverskridande analyser. Det är en viktig satsning för branschens långsiktiga utveckling, men det har också skapat utmaningar som påverkat flera kunder negativt, bland annat att data inte alltid syns direkt i rapporterna. Här beskriver vi nuläget, vilka förväntningar som är rimliga just nu och vilka förbättringar vi arbetar med.

Bakgrund: varför “laddningstid” kan betyda olika saker

När vi pratar om “laddningstider” i uppföljningsrapporterna finns det två olika upplevelser som ofta blandas ihop:

1. Tid tills data blir synligt i rapporterna (från att något sker i VIOL 3 tills det syns i rapporter)
   och
2. Tid att öppna och använda en rapport (själva visningen när du går in i rapporten).

I VIOL 3 samlas data i en gemensam plattform för att kunna erbjuda mer komplexa och tjänsteöverskridande analyser. Det innebär att data passerar flera steg innan den publiceras i rapporter, vilket gör att uppdateringar inte alltid kan ske “momentant”.

Vi vill vara öppna med att detta i vissa situationer påverkar kundernas arbetsmoment negativt, särskilt där snabb återkoppling är kritisk.

Så skiljer sig uppföljningen åt i VIOL 3 från VIOL 2

I VIOL 2 kunde vissa rapporter uppdateras i nära anslutning till att en händelse registrerades. Det berodde bland annat på att uppföljningen ofta byggde på separata rapportlösningar per delsystem.

I VIOL 3 samlas i stället data i en gemensam plattform. Det ger bättre förutsättningar för mer heltäckande och tjänsteöverskridande analyser, men innebär samtidigt att data behöver passera flera steg innan den blir synlig i rapporterna och uppdateringar sker inte momentant.

För vissa av våra kunders arbetsuppgifter är inte denna fördröjning acceptabel. Den komplexa datastruktur och strikta behörighetsstyrning som har byggts i våra uppföljningstjänster under VIOL 3-programmet har bidragit till situationen.

Vi arbetar därför i dagsläget fokuserat med att förstå upplevelsen av våra uppföljningstjänster och våra kunders behov för att kunna planera i åtgärder för att förbättra situationen.

Nuläge

Vi ser att laddningar inte alltid blir lika stabila och förutsägbara för alla datamängder och att laddningstider kan påverkas av exempelvis belastning och tekniska begränsningar i nuvarande lösning. I vissa lägen kan det leda till fördröjningar eller behov av manuella åtgärder för att få laddningen helt i mål.

Samtidigt är det viktigt att känna till att data kan ha kommit in till Biometria/VIOL 3 utan att den direkt syns uppföljningsrapporterna, eftersom den behöver bearbetas i BI-flödet innan den blir tillgänglig i rapporterna.

Förväntningar: vad är rimligt att räkna med?

Tid innan data syns i rapporter (uppdateringsfördröjning)

Som en normalbild behöver man räkna med att uppföljningsrapporterna uppdateras kontinuerligt och att ett uppdateringsintervall i normalfallet kan ligga i storleksordningen 1–5 timmar, där tiden varierar beroende på hur mycket data som behöver bearbetas vid tillfället. Undantaget från detta är rapporter inom produktionsområdet som laddas 2 gånger per dygn, på grund av datamängd och bearbetning.

Tid att öppna en rapport (själva visningen)

I tidigare kommunicerad förväntansbild beskrivs även en ambitionsnivå att öppna en rapport i drift inte ska ta längre tid än cirka 10 sekunder. Vi uppfyller idag inte den ambitionsnivån i alla rapporter.

Tydligare ”senast uppdaterad”

En förbättring som är införd är att det i rapporterna blivit tydligare när data senast uppdaterades, “Rapport uppdaterad: YYYYMMDD HH:MM”.

Läs gärna vår tidigare nyhet om laddningstider i BI här.

Vad gör vi för att förbättra och vad kan du förvänta dig för effekt?

Vi arbetar med flera parallella delar för att förbättra helheten:

1. Effektivisering av laddningskedjan.
   Vi genomför åtgärder som syftar till att optimera laddningstider och databearbetning. Vi har precis installerat en ny version av rapport Stockmätta volymer 011. Just nu pågår bland annat aktiviteter med motsvarande förbättringar för Skördade volymer stocknota [324] och Skördade volymer [181]. Förbättringsarbete pågår även för rapporterna Kvantitet och Värde Köpare [196] och Kvantitet och Värde Säljare [180]. Mer information om dessa förändringar kommer i anslutning till dess leveranser.
2. Förbättrad stabilitet och driftbarhet (inklusive buggrättningar).
   Vi fortsätter arbetet med att stärka stabiliteten i plattformen och rätta fel som påverkar rapporter och användarupplevelse.
3. Löpande analys och övervakning av flaskhalsar.
   Vi jobbar kontinuerligt med att analysera systemets beteende och identifiera flaskhalsar, för att kunna prioritera rätt förbättringar.
4. Analys av vilka arbetsmoment som inte bör ligga i uppföljningstjänsterna.

Vi analyserar just nu vilka arbetsmoment där BI/rapportering inte är rätt plattform utifrån de uppdateringsintervall som är realistiska.
Syftet är att säkerställa att arbetsmoment som kräver nära momentan återkoppling får stöd på rätt plats, samtidigt som uppföljningstjänsterna används där de gör mest nytta: sammanhållna analyser, historik, jämförelser och större datamängder.

Vad du kan förvänta dig av detta arbete

Målet med åtgärderna är att skapa mer stabila och förutsägbara laddningar, minska risken för stopp i flödet och förbättra upplevelsen, samtidigt som vi fortsätter utveckla plattformens långsiktiga förmåga. Över tid innebär det också tydligare förväntningar för olika typer av uppföljning och bättre stöd i de arbetsmoment där snabb återkoppling är kritisk.