Stärkt fokus på uppföljning och analys: så utvecklar vi våra uppföljningstjänster framåt
Uppföljning och analys är en central del av många aktörers dagliga arbete och används för att styra verksamheten, följa upp leveranser och ekonomi samt fatta viktiga affärsbeslut. Detta ställer höga krav på att rapporter är tillförlitliga, snabba och enkla att använda samt att data är aktuell och speglar verkligheten.
När VIOL 3 utvecklades valde vi att samla uppföljningen i en gemensam plattform. Det var ett medvetet och långsiktigt val för att framåt kunna erbjuda bättre/djupare analyser, jämförelser och sammanhållen uppföljning över hela affärsflödet.
Genom insamlad användarfeedback och analys av våra nuvarande lösningar har vi identifierat områden vi behöver förbättra. Nedan finns några av de högst prioriterade utmaningarna vi ser idag och tydliggör vilken målbild vi arbetar mot inom respektive område.
Transport
Under våren har Transport haft dialog med kunder och samlat in värdefulla synpunkter på rapporterna 446 (underlag transportaffär), 191 (avlämnat/inmätt) samt 149 och 380 (transportaffär).
Nu tar vi nästa steg. Fokus ligger just nu på att vidareutveckla rapport 446, där vi tydliggör krav och förbättrar innehållet utifrån kundernas behov. Därefter fortsätter arbetet med rapport 191, med särskilt fokus på att stärka stödet för realtidsinformation. När dessa delar är på plats går vi vidare med utvecklingen av rapport 149 och 380.
För att säkerställa att vi är på rätt väg kommer vi löpande att stämma av med ett urval av kunder innan utvecklingen fortsätter.
Bakgrund
Den befintliga rapporten upplevs svår att arbeta med och saknar viktiga funktioner såsom sökbarhet, utskrift, export/PDF och komplett informationsinnehåll. Den fungerar dåligt som avprickningsunderlag och gör det svårt att skapa ett tydligt underlag till transportföretag.
Målbild
En mer användarvänlig rapport med detaljerad och komplett information per leverans och period. Möjlighet att skriva ut, exportera och dela samma bild mellan alla parter i transportaffären med möjlighet att pricka av utförd leverans mot leveranskvitto.
Bakgrund
Nuvarande rapport har för lång laddningstid och uppdateras för sällan, vilket påverkar det operativa arbetet negativt, särskilt vid uppföljning av leveranser och kvoter.
Målbild
Tillgång till realtidsrelaterad uppföljning av levererade sortiment och kvantiteter, så att användare kan följa leveranser löpande och fatta operativa beslut snabbare.
Bakgrund
De befintliga rapporterna upplevs som otillräckliga när det gäller att ta fram underlag för vidarefakturering av transportkostnader till aktörer i råvaruaffären. Detta medför en risk för att felaktiga belopp vidarefaktureras. Det finns även ett behov av utökade sök- och sammanställningsmöjligheter för att förenkla uppföljningen av verksamheten.
Målbild
Rapporterna ska i högre grad stödja användaren i det löpande boksluts- och uppföljningsarbetet samt underlätta framtagandet av korrekta och kompletta underlag för transaktioner mellan företag.
Redovisning
Under våren har Redovisning haft dialog med kunder och samlat in värdefulla synpunkter avseende våra uppföljningstjänster inom råvaruredovisning. Detta genom en enkätundersökning med hög svarsfrekvens, samt ett antal individuella kundmöten.
Nu tar vi nästa steg. Fokus ligger just nu på att ytterligare vidareutveckla rapporterna 180 och 196, där vi tillför mera funktionalitet för personifiering genom utökade urvalsmöjligheter. Vi lägger också ett stort fokus på att kvalitetssäkra dessa rapporters datainnehåll.
För att säkerställa att vi är på rätt väg kommer vi att stämma av med ett urval av kunder innan vidareutveckling produktionssätts. Genom ovannämnda dialoger har vi också identifierat två användningsfall/behov där nära realtidsinformation är högst relevant. Dessa ska vi i närtid jobba vidare med för att realisera en hållbar lösning.
Bakgrund
Användare saknar möjlighet att snabbt följa upp sina omprisräkningar. I dagsläget fördröjs möjligheten att verifiera att värdeberäkningar blivit korrekta. För att minimera den totala tidsåtgången för arbetsmomentet omprisräkning behöver användaren få informationen mera tillgänglig i nära realtid.
Målbild
Användaren förväntas kunna följa upp sina genomförda omprisräkningar och verifiera i nära realtid. Här behöver vi få en bättre detaljbild av användarnas behov av detaljinformation och ser ett behov av mer dialog tillsammans med användare.
Bakgrund
För att användaren ska kunna få en korrekt nulägesbild av levererade kvantiteter behöver data finnas tillgängligt i nära realtid.
Målbild
Att i nära realtid kunna följa hur mycket råvara som levererats till en specifik mottagningsplats under en viss tidsangivelse. Här behöver vi få en bättre detaljbild av användarnas behov av detaljinformation och ser ett behov av mer dialog tillsammans med användare.
Bakgrund
Rapport 146 är viktig och anses nästintill oumbärlig för branschen och innehåller kritisk information och funktionalitet. Vi har insett att målbilden för vad denna rapport ska erbjuda behöver förändras i grunden, och fördelas över flera rapporter, detta för att klara/hantera både funktion och prestanda samtidigt. Därför kommer vi att succesivt vidareutveckla rapport 180 och 196 tills rapport 146 blir överflödig.
Målbild
Att vidareutveckla rapporterna med fokus på funktionalitetsförbättringar i rapporterna 180 och 196 med målbild att på sikt kunna avveckla/stänga 146. I denna förändring kommer vi i dessa rapporter i den mån det är möjligt att införliva relevanta användarbehov som vi fått till oss.
Produktion
Produktion fokuserar initialt på två parallella aktiviteter för att förbättra tillgänglighet och användbarhet i data och uppföljning. Dels utvecklas visning av utvalda uppgifter i realtid i PFWeb, där ambitionen är att påbörja datainsamling i anslutning till leverans i juni och successivt utveckla gränssnittet under sommaren, med sikte på leverans under Q3. Parallellt genomförs prestandaförbättringar i BI för att på sikt nå målbilden om 1–4 timmars tillgänglighet. Målet är att skapa bättre förutsättningar för vidare funktionalitetsförbättringar i BI-rapporter.
Bakgrund:
Idag är möjligheterna att följa upp produktionsdata begränsade och inte tillräckligt aktuella. Det gör det svårt att få en tydlig och uppdaterad lägesbild av rapporterade volymer, vilket påverkar den operativa styrningen negativt. Det saknas även stöd för att enkelt se hur volymer fördelas mellan sortiment och mottagningsplatser i realtid.
Målbild: Att möjliggöra uppföljning av produktionsdata i nära realtid i PF Webb, där användare kan följa skördarrapporterade och skotarrapporterade volymer per avtalsobjekt. Uppföljningen ska även visa total volym samt fördelning per handelssortiment och mottagningsplats. Detta ger en mer aktuell och detaljerad bild av produktionen och bättre stöd i det operativa arbetet.
Sammanfattningsvis drivs arbetet med att stärka uppföljning och analys utifrån de identifierade behov och initiativ som beskrivs ovan. Att ha kvalitativt data tillgängligt i våra rapporter är centralt för Biometria. Genom att arbeta aktivt med buggar och barnsjukdomar i den nya plattformen kan vi kontinuerligt öka kvaliteten på datat i våra uppföljningstjänster.
Utvecklingen baseras på en kombination av användarenkäter, fördjupade kunddialoger och löpande insamling av förbättringsförslag. Detta ger oss en tydlig grund för att prioritera rätt områden och fokusera på de förändringar som skapar störst nytta i verksamheten. Vi har även för avsikt att inkludera representanter från användargrupper när vi genomför ovanstående aktiviteter för löpande säkra att vi jobbar mot rätt resultat och målbild.
Arbetet kommer att ske stegvis under kommande period, där förbättringar inom olika områden införs successivt. Då omfattning och komplexitet varierar mellan aktiviteter kan vi i nuläget inte ange exakta tidplaner, men vi arbetar med hög prioritet och återkommer löpande med status och leveranser. Som användare kommer du att märka en fortsatt utveckling i form av förbättrad prestanda och stabilitet i rapporter, nya och uppdaterade funktioner samt bättre möjligheter att anpassa uppföljning efter behov.